٥ أخطاء شائعة في إدارة المرتبات بيقع فيها رواد الأعمال.. وازاي تتفاداها

أخطاء إدارة المرتبات من أكتر الحاجات اللي بتقع فيها الشركات الناشئة أول ما تبدأ، وده طبيعي لأن بداية أي بيزنس جديد دايمًا مرهقة.

بتبدأ بهدف أو بفكرة انت مؤمن بيها، وبعدها تدخل في دوّامة التشغيل، التوظيف، الإدارة، والماليات. معظم الحاجات دي بتتعلمها وإنت شغال، يا إما بنفسك، يا إما بتعتمد على حد متخصص يفهمها أكتر منك.

ومع قلة الموارد وانعدام الخبرة، طبيعي تغلط كتير. وده مش عيب.

لكن فيه حاجة واحدة ما ينفعش تغلط فيها: المرتبات.

مش بس علشان الناس متوقعة تقبض في معادها، لكن لأن طريقة إدارتك للمرتبات هي اللي بتحدد شكل ثقافة شركتك، ونظام شغلك، وإزاي فريقك بيشوفك كقائد أو مدير ليه.

المقال ده هيعرّفك على ٥ أخطاء شائعة في إدارة المرتبات بيقع فيها رواد الأعمال في أول تجربة ليهم، وازاي تتفاداها.

لو عرفت تدير العملية دي من أول يوم، هتوفّر على نفسك لخبطة كبيرة بيقع فيها أغلب المؤسسين من غير ما يحسّوا.

١. النظرة الخاطئة للمرتبات

كتير من رواد الأعمال في أول تجربة ليهم بيشوفوا المرتبات على إنها مجرد بند ثابت في المصاريف. فلوس خارجة من الشركة وخلاص. لكن الحقيقة إن المرتبات مش بس فلوس بتتصرف، دي الأداة اللي بتبني بيها فريقك.

وفريقك هو اللي بيصنع منتجك أو بيقدم الخدمة اللي مشروعك قايم عليها، وهو اللي بيخلق ثقافة شركتك.

إدارة المرتبات بشكل سليم بتخليك:

• • تحتفظ بالناس اللي فعلاً أثبتوا قيمتهم

• • تجذب الكفاءات الصح بالعرض اللي يناسبهم

• • تكافئ السلوك والنتائج اللي شركتك محتاجاها

• • وتتجنب إنك توظّف ناس مرتباتها قليلة بس مش بتضيف لشركتك

لو كل تركيزك على تقليل بند المرتبات، هتختار أوفر ناس ليك وهتاخد منهم الحد الأدنى من الكفاءة والإنتاجية. وده نادرًا ما يكون الفريق اللي هيطوّر المنتج أو يحسّن التشغيل أو يساعدك تكبّر.

ده مش معناه انك تصرف أكتر، لكن معناه إنك تتعامل مع المرتبات زي أي عنصر أساسي في بناء شركتك:

• • إنت عايز تبني إيه بالظبط؟

• • مين اللي محتاجه عشان تبنيه؟

• • وإيه العرض اللي يخليه يشتغل معاك ويستمر؟

لأن الأجر الصح للشخص الصح بيديك فريق يحركك لقدام، أما سوء تقدير بند المرتبات بيحبسك وسط فريق هيخليك واقف مكانك.

٢. تسيب سوء إدارتك للسيولة يأثر على المرتبات

السيولة النقدية هي واحدة من أكتر الأسباب اللي بتخلي الشركات الناشئة تقع.

وخد بالك، بنتكلم عن تدفّق السيولة (cashflow) مش كميتها.

ممكن يكون عندك رصيد كويس في البنك، لكن التدفّق مرتبط بالتوقيت: الفلوس اللي داخلة واللي خارجة، وغالبًا الشركات الصغيرة بتتفاجئ لما المصاريف غير المتوقعة تتراكم فجأة.

كتير من رواد الأعمال أول مرة بيفتكروا إن المرتبات ممكن تتأجل لما الدنيا تتزنق، خصوصًا لو علاقتهم كويسة بالموظفين.

وده أسوأ رهان ممكن تراهن عليه.

لما تواجه مشاكل في السيولة، أهم حاجة إن فريقك يحس بالأمان.

تأخير المرتبات أو عدم صرفها في معادها بيوصل رسالة واضحة:

• • الشركة في ورطة

• • مفيش تحكم مالي حقيقي

• • استقرار الموظفين مش أولوية

لكن لو فريقك شاف إن المرتبات دايمًا محمية، هيقف جنبك. أما لو شافها بتتأخر أول ما تحصل أزمة، هيبدأ يدور على بديل.

عشان تتفادى ده من أول يوم، خليك ماشي على القواعد دي بدون استثناء:

١. دوّن كل مصروف يوم بيوم.

مفيش مصروف صغير. التدوين المنتظم بيخليك تتوقع وتتحكم في التدفق النقدي، وتكتشف أي نمط إنفاق غريب بدري قبل ما يفاجئك.

٢. افصل مصاريف الشركة عن مصاريفك الشخصية من أول يوم.

لما تخلطهم، مش هتعرف تشوف الصورة صح ولا تخطط بعقل. خلي حساباتك نظيفة وافصلها عن بعضها.

٣. اعمل احتياطي للمرتبات بس.

خلي عندك دايمًا مبلغ يغطي دورة مرتبات كاملة كإحتياطي.

لو حصل ظرف مفاجئ، المرتبات ماتتأثرش والناس تاخد فلوسها في معادها.

الأزمات المالية هتحصل في أي بيزنس. بس مرتب موظفك ما ينفعش يكون أول حاجة تتأثر.

٣. الاعتماد على نظام غلط لصرف المرتبات

كتير من الشركات الناشئة بتحط نظام المرتبات في آخر أولوياتها، باعتبار إنه “موضوع بسيط” ممكن يتظبّط بعدين.

بس أول ما بتبدأ ويبقى شغال معاك مجرد ١٠ موظفين أو أقل، خصوصًا في مصر، البنوك يا إما بترفض تتعامل معاك، يا إما بتعقّد لك الشروط جدًا.

والنتيجة؟ أغلب الشركات بتلجأ للدفع كاش.

لكن القبض الكاش فوضى:

• • فيه خطر السرقة أو ضياع الفلوس

• • صعب تتبّع الفلوس أو مراجعتها

• • مرهق إدارياً وبيستهلك وقت كبير

الغريب إن أفضل وقت تبني فيه نظام مرتبات سليم هو وإنت لسه صغير.

في مرحلة ٥ أو ١٠ أو حتى ٢٠ موظف، سهل تجرّب وتعدّل وتظبط العملية.

كل ما تبدأ بدري، كل ما تبقى عملية التوسع بعد كده أسهل وأنضف.

أما لو استنيت، فكل ما الشركة تكبر، كل ما التغيير يبقى أصعب وتكلفته أكبر.

ولما تكبر فعلًا، والبنوك تبدأ تقبلك، بتدخل في صداع تاني:

• • مواعيد تحويل صارمة تقيدك

• • تسجيل كل موظف جديد بياخد وقت طويل

• • حد أدنى للمرتبات يستبعد فئات من فريقك

• • وبتضطر تفضل محتفظ بالكاش كحل للي ماتقدرش تفتح له حساب بنك

وفي الآخر، بتلاقي نفسك زي أغلب الشركات في مصر: كل فريق بيقبض بطريقة مختلفة، وفي مواعيد مختلفة. تسويات يدوية بتاكل منك ساعات كل شهر. وتتحوّل المرتبات من خطوة بسيطة لروتين مرهق ومليان وجع دماغ.

طب إيه شكل نظام المرتبات الصح؟ 

هو اللي يمشي مع أهداف شركتك من الأول، ويخلّصك من الصداع ده قبل ما يبدأ. نظام يكبر بسهولة سواء عندك ١٠ موظفين أو ١٠٠٠. من غير لخبطة، ومن غير ما تضطر تعيد كل حاجة من الأول. نظام يشيل عنك الشغل الإداري، ويسيبك تركز على نمو البيزنس.

النظام الصح للمرتبات لازم يقدملك:

• • صرف فوري: من غير تأخير ولا مواعيد محددة للتحويلات

• • مرونة: تدفع للموظفين كلهم مهما كان مستوى دخلهم أو طبيعة شغلهم من مكان واحد

• • تسجيل سريع: إضافة أي موظف في دقايق ومن غير ورق

• • دعم حقيقي: حد تاني يشيل مسؤولية الأسئلة والمشاكل على مدار الساعة

ودوباي اتبنت مخصوص عشان الواقع ده.

منصة مرتبات مصممة على طريقة شغل الشركات المصرية، من غير تعقيدات ولا تنازلات، وتكبر معاك أياً كان حجم شركتك.

ابدأ بدري، واختار النظام الصح، وساعتها المرتبات عمرها ما هتبقى العقبة اللي توقف نمو شركتك.

٤. تجاهل قوانين الضرائب والتأمينات الاجتماعية

النقطة دي لازم تبنيها في نظام المرتبات من أول يوم. لو ما عملتش كده، هتلاقي نفسك بتتعرض لمخالفات وغرامات في أسوأ وقت ممكن، لما تكون محتاج كل جنيه سيولة (ارجع للنقطة ٢).

مفيش شركة صغيرة لدرجة إنها “مش محتاجة تلتزم بالقوانين”. الموضوع بيبدأ بسيط، لكن بيتراكم بسرعة ومن غير ما تحس.

اللي بيحصل غالبًا في الشركات الناشئة في مصر بيكون بالشكل ده:

• • بتعمل شيت المرتبات مرة، وتفترض إن الأرقام دي هتفضل صح على طول، وبتنسى التحديثات الربع سنوية أو السنوية (زي نموذج ٤ أو حدود التأمين الاجتماعي).

• • حد بياخد نسخة قديمة من ملف إكسيل فيها عمود “١٠٪ ضريبة” ثابت، وما بيحدّثهاش.

• • الحد الأدنى والأقصى للتأمينات بيتغيّر كل يناير (حوالي ١٥٪ زيادة في ٢٠٢٥ مثلًا)، لكن الشيت بتاعك بيبقى زي ما هو.

• • بتركن رفع نموذج ٤ على البوابة الإلكترونة للضرايب (e-Tax) لأنك مش شايفه أمر مستعجل زي شغل اليوم بيوم.

• • الموظفين الجداد بينضمّوا للشركة، لكن الـ HR بيأجّل تسجيلهم بنموذج ١ لحد ما “يجمع دفعة كاملة مرة واحدة”.

وبعدين تيجي الصدمة.

الفريق يلاحظ تغيّرات مفاجئة في صافي المرتب.

الخصومات تبان عشوائية وغير عادلة. الثقة تتأثر، التفسيرات والكلام ينتشر، والمعنويات تقع.

وبعدها تكتشف المخالفات.

قانون الإجراءات الضريبية الموحد رقم ٢٠٦ لسنة ٢٠٢٠ بيقولها بوضوح:

• • غرامة من ٣٠٠٠ إلى ٥٠،٠٠٠ جنيه لو التأخير أقل من ٦٠ يوم.

• • ومن ٥٠٠٠ إلى ١٠٠،٠٠٠ جنيه لو التأخير أكتر من كده.

• • والغرامات بتتضاعف في حالة التكرار.

غير الغرامات، عدم الالتزام ممكن يأثر على فرص تمويلك. أي مستثمر بيسألك عن التوافق الضريبي والتأميني، وأي ورق ناقص أو متأخر بيبقى إنذار على طول.

إزاي تتفادى ده من البداية؟

١. حدّث الجداول مرة كل سنة: خلّيها عادة. حدّث شرائح الضرائب في يوليو، وحدود التأمينات في يناير.

٢. حط لنفسك تنبيهات: اليوم الأول من كل شهر، ارفع ملف الاستقطاع الشهري.

اليوم الأول من كل ربع سنة، ارفع نموذج ٤.

ما تأجّلش يوم واحد، لأن الغرامة ممكن تيجي في أي وقت.

٣. اكتب دليل بسيط لإدارة المرتبات (SOP): صفحة واحدة فيها الخطوات، اللينكات، البيانات، وكلمات المرور. احفظها على ملف Drive بحيث أي حد يقدر يمشّي النظام لو الشخص الأساسي غايب.

٤. اعتمد على نظام مرتبات أوتوماتيكي: برنامج فيه جداول الضرائب والتأمينات محدثة تلقائيًا، وبيطلع ملفات e-Tax المطلوبة من غير مجهود يدوي منك.

عادات بسيطة زي دي، أو أداة مرتبات واحدة مظبوطة، كفيلة تخلي الالتزام سهل.

٥. بناء نظام المرتبات حوالين شخص واحد

في أغلب الشركات الصغيرة، بيكون فيه شخص واحد بيتولّى المرتبات من الألف للياء. يا إما لأنه “أكتر واحد محل ثقة”، يا إما لأنه الوحيد اللي بيعرف يتعامل مع إكسيل. الموضوع بيبدأ كوضع مؤقت، وبعدين تكبر الشركة، ويتحوّل الشخص ده لواحد ما حدّش غيره عارف يعمل الشغل ده.

هو اللي معاه:

• • رقم التأمينات

• • باسورد بوابة الضرائب الإلكترونية (e-Tax)

• • مكان شيتات المرتبات

• • وطريقة رفع نموذج ٤ كل ربع سنة

وكل حاجة ماشية تمام… لحد ما ياخد أجازة، أو يمشي، أو حتى يعيى.

ساعتها المشاكل بتبان:

• • المرتبات تتأخر.

الكل مستني يوم القبض، لكن الشخص الوحيد اللي يقدر يعمل التحويل مش موجود. ولو اليوم قرب يخلص ولسه ما ظهرش، الأسئلة والقلق بيبدأوا فورًا.

• • مفيش مراجعة مزدوجة.

أي غلطة أو حتى اسم موظف وهمي ممكن تعدّي لو الشخص ده ما خادش باله. مافيش طبقة تانية تراجع أو تصحّح.

• • نقص سيطرة.

الشخص ده بقى عنده قوة زيادة. ممكن يوقف المرتبات، أو يطلب زيادة وهو ضامن إن محدّش يقدر يستغنى عنه، أو يعمل غلطة كبيرة محدّش يعرف يصلّحها.

• • علامة سلبية قدام المستثمرين.

لو بتدور على تمويل، وأي مستثمر عرف إن كل شغل المرتبات في إيد شخص واحد، هتوصله رسالة إن الشركة مش متنظمة كويس.

 

ليه المؤسسين بيقعوا في الفخ ده؟

 

• • أسطورة “تسريع الشغل”.

المؤسس بيحس إن الأسهل يخلّي شخص واحد يشيل كله بدل ما يبني نظام. لكن الاختصار ده بيتحوّل لفخ أول ما الشركة تكبر أو أول ما الشخص ده يمشي.

• • ثقة زيادة عن اللزوم.

فاكر إن الشخص ده “عمره ما هيمشي” أو “مخلص”، بس الحقيقة إن أي حد ممكن يتغيّر أو يلاقي فرصة في شركة تانية.

• • ضغط الوقت.

كتابة الخطوات أو تدريب حد تاني بيبان رفاهية مش ضروريّة. لكن الحقيقة إنها تكلفة ما ينفعش تتجنبها.

 

إزاي تتفادى الفخ ده من بدري؟

 

١. قسّم المفاتيح.

خلي على الأقل شخص تاني عنده صلاحية على عملية المرتبات. شارك بيانات e-Tax والتأمينات في خزنة باسورد آمنة (زي 1Password أو Bitwarden). ولو بتستخدم دوباي، النظام ده موجود جاهز: واحد يجهّز الدفعة، والتاني يوافق عليها،
وتقدر تعيّن بديل لأي دور في أي وقت.

٢. اكتب إجراءات تشغيل (SOP) بسيطة للمرتبات.

دوّن مكان الملفات، الخطوات اللي بتتعمل كل شهر، اللينكات والمواعيد المهمة. واحفظه في فولدر مشترك يقدر يوصل له أي حد من الفريق المالي أو التشغيلي.

٣. اختبر تسليم الشغل كل ربع سنة.

خلّي الشخص البديل يشغّل المرتبات من أولها لآخرها واللي ماسكها يتابع. هتعرف فورًا إيه اللي ناقص أو مش واضح، وتصلحه قبل ما يتحوّل لمشكلة حقيقية.

٤. اعتمد على نظام أوتوماتيكي للموافقات.

استخدم نظام مرتبات فيه صلاحيات مختلفة، مفيش شخص واحد يمسك كل المفاتيح. المالية، الموارد البشرية، والمؤسس نفسهم يكون ليهم رؤية وصلاحية. زي ما قلنا، لو انت مع دوباي عندك ده بشكل تلقائي في المنصة.

٥. احفظ كل المستندات.

خلي نسخة PDF من كشوف المرتبات، نماذج الضرائب، ونماذج ١ و٤ في مكان واحد.

ما تستناش حد يطلبهم. يكونوا جاهزين دايمًا.

حتى لو فريقك صغير، ابني نظام المرتبات كوظيفة، مش كشخص. وساعتها لو حد مشي، الشغل يكمّل عادي من غير ما الدنيا تقف.

قائمة سريعة لإدارة المرتبات لو إنت أول مرة تأسس شركة

✅ كوّن احتياطي مرتبات

خلي دايمًا حساب جانبي فيه دورة مرتبات كاملة (شهر مرتبات)، ما يتلمسش غير للقبض بس.

✅ استخدم قناة دفع واحدة للكل

ما ينفعش جزء من الفريق يقبض في ظرف، وجزء تاني على إنستاباي. نظام واحد، سجل واحد، ومن غير فوضى التسويات اليدوية.

✅ حدّث جداول الضرائب والتأمينات مرة كل سنة

يوليو: تحديث شرائح ضريبة الدخل

يناير: تحديث الحد الأدنى والأقصى للتأمينات

ضيف تنبيهين ثابتين في التقويم عندك، وخليها عادة أساسية عشان تتجنب الغرامات.

✅ اكتب SOP بسيط.

صفحة واحدة فيها الخطوات، اللينكات، والباسوردات في خزنة آمنة.

قسّم الأدوار بين “المنفّذ” و“الموافق” (maker-checker)، وكل واحد يكون ليه بديل.

✅ راجع “المرتب مقابل التأثير” كل ٦ شهور

قارن المرتب اللي بتدفعه لكل موظف بالقيمة اللي بيقدّمها للشركة. عدّل في الحسبة أو في نظام الحوافز قبل ما تظهر مشاكل دوران أو تضخّم غير ضروري في الفريق.

لو عملت الخمس خطوات دي، وغيرت نظرتك للمرتبات، هتتفاجئ قد إيه الجزء ده بيأثر على كل حاجة تانية:

• • الفريق اللي بتبنيه

• • نظام التشغيل اللي شغلك قائم عليه

• • الثقافة اللي بتتكوّن جوا الشركة

• • والنتايج اللي بتوصلها في الآخر

وما تسيبش موضوع النظام للصدفة.

دوباي اتبنت مخصوص عشان ده.

نظام شامل لكل الموظفين، بصرف فوري ومن غير أي عبء إداري عليك.

كمؤسس، تفكيرك لازم يروح لبناء البيزنس، مش في متابعة التحويلات ولا تصحيح الأخطاء.

ابدأ صح، وحط المعيار السليم من أول يوم.

لو عايز تشيل المرتبات من دماغك خالص، احجز مكالمة مع دوباي دلوقتي وهنعرّفك إزاي نقدر نوفر لك النظام اللي تقدر تعتمد عليه من البداية.