في مصر، غلطات صغيرة في تقفيل المرتبات آخر السنة ممكن تخلي تصليح المشاكل دي في يناير عملية مرهقة جداً. ممكن تعمل مرتبات ديسمبر وتفتكر إنك خلصت، وبعدين يدخل يناير. تلاقي سطر في تسوية ضريبة المرتبات مش راكب، أو أساس التأمينات طالع غلط، أو دفعة “مرة واحدة” اتحطت في شهر مش بتاعها. ساعتها فريقك بيصلّح منطق الرواتب، وهو في نفس الوقت بيحاول يقدّم، يطابق، ويقفّل الدفاتر.
الموضوع ده أخطر في 2025 لأن مدخلات الرواتب اتغيّرت خلال السنة. الحد الأدنى للأجور للقطاع الخاص اتغيّر في مارس، وقانون عمل جديد بدأ تطبيقه في سبتمبر، ودخل معاه بنود جديدة بتأثر على حسابات الرواتب والمستندات المطلوبة. وتسوية ضريبة المرتبات السنوية كمان بتتعمل في يناير، يعني أرقام آخر السنة بتختبر بسرعة.
الدليل ده بيغطي متغيّرات الرواتب اللي لازم تراجعها قبل ما تقفل السنة.
ليه تقفيل الرواتب اخر السنه مهم جدا في مصر
“إغلاق الرواتب آخر السنة” في مصر مش خانة بتتعلّم عليها. ده اللحظة اللي بتثبّت فيها أرقام الرواتب اللي بتدخل مباشرة في منظومة الضرائب والتأمينات، واللي بتبدأ تختبرك في يناير.
ابدأ بضريبة المرتبات. الشركات غالبًا بتخصم ضريبة المرتبات وبتورّدها شهريًا. KPMG بتعرض توقيت التوريد إنه خلال أول 15 يوم من الشهر اللي بعده. ده بيخلق إيقاع ثابت. لو رواتب ديسمبر غلط، هتحس بده بسرعة لأن الدورة الشهرية مكملة، وتسوية آخر السنة كمان بتبدأ.
بعدها تيجي تسوية ضريبة المرتبات السنوية. KPMG بتذكر بوضوح إن صاحب العمل في آخر السنة بيعمل تسوية سنوية لضريبة المرتبات، وبيورّد أي فروق خلال يناير من السنة اللي بعدها. وPwC كمان بتشير لتسوية سنوية بتتقدّم في بداية السنة، وبتوضح إجمالي المرتبات والأجور السنوية لكل موظف. يعني يناير مش “شهر هادي”. ده الشهر اللي قصة رواتب 2025 بتتراجع من خلال إقراراتك أنت.
وبعدين تيجي طبقة مخاطر 2025 نفسها.
الحد الأدنى للأجور اتغيّر في نص السنة. المجلس القومي للأجور قرر رفع الحد الأدنى لأجور القطاع الخاص لـ 7,000 جنيه اعتبارًا من 1 مارس 2025. ونفس الإعلان أشار لبدل دوري بحد أدنى 3% من أجر الاشتراك التأميني، وبما لا يقل عن 250 جنيه شهريًا. لو منطق الرواتب عندك ما اتحدّثش صح من مارس وطالع، ممكن تلاقي عدم تطابق بين كشوف الرواتب، وخطابات الموارد البشرية، وتقارير التأمينات.
قانون العمل رقم 14 لسنة 2025 بدأ تطبيقه 1 سبتمبر 2025. إرنست ويونغ (EY) بتوضح تغييرات ليها علاقة مباشرة بالرواتب، زي مساهمة صندوق التدريب، وزيادة سنوية إلزامية مرتبطة بالأجر التأميني. دي مش “تعديلات HR وبس”. دي متغيّرات رواتب جديدة، ومعاها إثباتات ومستندات جديدة.
حدود الأجور التأمينية بتتغيّر مع الوقت. إعلانات 2026 بتشير لزيادة اعتبارًا من 1 يناير 2026 من حد أدنى 2,300 وحد أقصى 14,500 لحدود أعلى. ده معناه إن 2025 لازم يتقفل على حدود الفترة اللي قبل زيادة 2026. لو بالغلط طبّقت حدود فترة غلط، أساس الاشتراك هيطلع غلط حتى لو النسب بتاعتك صح.
لو هدفك تقفل رواتب 2025 في مصر من غير “تصليحات يناير”، اعتبر إغلاق آخر السنة شغل مطابقة وتسوية، مش مجرد تشغيل رواتب.
قائمة تقفيل الرواتب آخر السنة: 12 نقطة لازم تتراجع
دي قائمة عملية لفريق المالية والرواتب. كل نقطة بتقولك تراجع إيه، فين الغلط بيحصل عادة، وإيه المستند اللي يثبت العملية.
1) المكافآت والدفعات الفردية والاستثنائية اتسجلت صح في 2025
تراجع إيه: اتأكد إن كل مكافأة، حافز، مكافأة توقيع، مكافأة احتفاظ، أو بدل استثنائي اتسجل في فترة صرف صحيحة، وفي السنة الصحيحة. راجع أي دفعات اتدفعت متأخر في آخر ديسمبر، أو اتدفعت بدري في أول يناير بس مستحقة عن 2025.
فين الغلط: ناس كتير بتعتمد على تاريخ التحويل البنكي، مش تاريخ الاستحقاق. أو بتسجل الدفعة في الحسابات الدائنة (AP) وتنسى تعكسها جوه الرواتب.
الإثبات: كشوف المكافآت المعتمدة، موافقات تغيير الرواتب، وكشف الرواتب للشهر اللي اتصرف فيه المبلغ.
2) مطابقة الساعات الإضافية، وتطبيق النِسَب الصح
تراجع إيه: طابق ساعات الإضافي المعتمدة مع اللي اتدفع فعليًا. واتأكد إن قواعد النِسَب ماشية مع سياسة شركتك ومع الحدود الدنيا القانونية. مكتب التميمي للمحاماة بيذكر على موقعه حد أدنى لزيادة 35% للإضافي النهاري، و70% للإضافي الليلي، تحت قواعد العمل في مصر.
فين الغلط: تطبيق نسبة واحدة لكل الإضافي، أو خلط الورديات الليلية، أو دفع إضافي من غير أي مسار موافقات.
الإثبات: كشوف الحضور والانصراف، موافقات المدير، سجلات الحضور، وملف حساب الإضافي اللي مسئولين الرواتب اشتغلوا عليه.
3) البدلات متقسّمة ومتصنّفة صح للضرائب والتأمينات
تراجع إيه: اعمل قائمة بكل البدلات، مواصلات، أكل، شيفت، موقع، مخاطر، موبايل، سكن. حدد طريقة التعامل مع كل بند داخل الرواتب، وبعدين اتأكد إن السيستم ثابت عليها في كل الشهور.
فين الغلط: نقل إعدادات قديمة من نموذج معين من غير ما تتراجع، أو HR يضيف “بدل مؤقت” في نص السنة من غير ما يبلّغ قسم الرواتب أو المالية بتصنيفه.
الإثبات: خطابات هيكل التعويضات، رصد لكودات البنود في السيستم، وكشف الرواتب الشهري.
ملاحظة: لو معندكش مصدر أساسي لنِسَب إعفاء أو استثناءات محددة، ما تفترضش. راجع قابلية التأمين والضريبة مع مستشارك.
4) استحقاق نصيب الأرباح، والتوقيت، والإثبات
تراجع إيه: لو شركتك داخلة تحت نظام توزيع الأرباح، اتأكد إنك عملت مخصص/استحقاق، ووثّقت الأساس. قانون الشركات 159 لسنة 1981 بيذكر إن العاملين لهم نصيب من الأرباح القابلة للتوزيع، وألا يقل عن 10%، وألا يزيد عن إجمالي الأجور السنوية.
فين الغلط: التعامل مع توزيع الأرباح كأنه اختياري، أو اتخاذ القرار متأخر من غير ربط واضح بالقوائم المالية وبسجلات الرواتب.
الإثبات: قرار مجلس الإدارة أو الجمعية، القوائم المالية المدققة، وجدول توزيع نصيب الأرباح.
5) حدود الأجر التأميني في 2025 وتطبيقها بشكل سليم
تراجع إيه: اتأكد من حدود 2025 اللي طبقتها. ملخص Deloitte بيعرض حد الأجر للتأمينات اعتبارًا من 1 يناير 2025 كالتالي، حد أدنى 2,300 وحد أقصى 14,500. وبعدين إعلانات 2026 بتتكلم عن زيادات اعتبارًا من 1 يناير 2026. فإغلاق 2025 لازم يستخدم حدود “قبل زيادة 2026” شهر بشهر.
فين الغلط: تطبيق حدود 2026 بدري، أو تطبيق الحد على عنصر غلط جوه السيستم.
الإثبات: مستخرجات من تقارير التأمينات، جدول الحدود اللي استخدمته، وأي منشور رسمي اعتمدت عليه.
6) مساهمة صندوق التدريب من سبتمبر لديسمبر 2025
تراجع إيه: قانون العمل 14 لسنة 2025 أدخل مساهمة صندوق التدريب. إرنست ويونغ (EY) بتعرضها كالتالي، 0.25% من الحد الأدنى للأجر التأميني عن كل عامل، وبحد أدنى 10 جنيه وحد أقصى 30 جنيه. ترجمة أندرسن للقانون فيها نفس فكرة الـ 0.25%.
فين الغلط: ناس بتفوّتها لأنها بدأت متأخر في السنة، أو يحتاروا تتدفع شهري ولا سنوي في التطبيق، فتفضل “متعلقة”.
الإثبات: مذكرة إعداد السيستم، ملف حساب سبتمبر لديسمبر، وإثبات السداد لو اتورّدت.
7) مراجعة الزيادة السنوية الإلزامية
تراجع إيه: إرنست ويونغ (EY) بتذكر إن صاحب العمل ملزم بزيادة سنوية لا تقل عن 3% من الأجر التأميني، مع وجود أحكام لإعفاءات مؤقتة لحالات معينة. اتأكد إن سياسة الزيادات عندك ماشية مع ده، ووثّق أي استثناء.
فين الغلط: عمل زيادات، بس من غير ربطها بالأساس المطلوب أو من غير توثيق.
الإثبات: خطابات الزيادة، موافقات تغيير الرواتب، والأساس التأميني اللي اتحسبت عليه نسبة 3%.
8) رصيد الإجازات والمخصص المالي
تراجع إيه: اتأكد من قواعد الاستحقاق والتراكم، والرصيد، وسياسة صرف أو ترحيل الإجازات. ملخص إرنست ويونغ (EY) بيعرض هيكل استحقاق الإجازات السنوية، 15 يوم في أول سنة، ثم 21، ثم 30 بعد 10 سنوات، مع حالات خاصة. تقفيل السنة محتاج رصيد واضح، ورؤية مديونية/مخصص واضح.
فين الغلط: الإجازات تفضل في ملفات الHR من غير ما تتحول لمنطق مالي، وبعدين تظهر مفاجآت في إنهاءات الخدمة أو التدقيق.
الإثبات: شيت برصيد الإجازات، موافقات الHR، وسياسة الإجازات اللي بتشرح الترحيل والصرف.
9) مطابقة السلف وتسويتها في آخر مرتب
تراجع إيه: طابق كل السلف المفتوحة. اتأكد من الأرصدة، وقواعد الخصم، وهل اتسوّت في رواتب آخر السنة.
فين الغلط: السلف متسجلة في واتساب أو ورق، وبعدين الخصومات تبقى عشوائية، والموظفين يعترضوا على صافي المرتب.
الإثبات: طلبات السلف الموقعة، جداول السداد، ودفتر الخصومات.
وهنا حلول منظمة زي خدمة “إقبض بدري” من دوباي بتقلل فوضى السلف العشوائية.
10) تعيينات وإنهاءات الخدمة وتطابق تواريخ التأمينات
تراجع إيه: لكل تعيين أو خروج في 2025، راجع تاريخ البداية والنهاية، التناسب في الأجر، البدلات، الخصومات، وتواريخ الاشتراك التأميني.
فين الغلط: الHR يحدّث متأخر، الرواتب تمشي على تواريخ قديمة، وتواريخ التأمينات ماتركبش على الرواتب.
الإثبات: عقود العمل، نماذج تسجيل الموظفين وحذفهم، وأوراق المخالصة النهائية.
ملاحظة: بلاش جزم قانوني في كل استحقاق، إلا لو عندك مصدر قانوني محدد. اعتبرها نقاط تنسيق بين الHR والقانوني.
11) مراجعة ملفات الأجانب
تراجع إيه: راجع الإقامة، صلاحية تصريح العمل، طريقة الاستقطاع الضريبي، وهل الموظف داخل في أي نظام تأميني مطبق. إرنست ويونغ (EY) بتذكر إن غير المصريين غير مسموح لهم بالعمل قبل الحصول على ترخيص من الجهة المختصة.
فين الغلط: التعامل مع رواتب الأجانب كأنها زي الباقي، أو تثبيت الاستقطاع مرة واحدة وعدم مراجعته.
الإثبات: تصاريح العمل، الإقامة، وورقة إعداد الاستقطاع المعتمدة من الضريبي والرواتب.
12) مطابقة المستندات، كشف الرواتب مقابل استمارة 4 مقابل التأمينات
تراجع إيه: خلّي الأرقام ترسم صورة واحدة. كشف الرواتب، تقديمات استمارة 4، ملف التسوية السنوية، وكشوف التأمينات، لازم يطلعوا متطابقين. برايس ووتر هاوس كوبرز (PwC) بتذكر في سياق قرار وزاري 144 لسنة 2020 إن استمارة 4 وتسويات الرواتب السنوية بتتقدّم عبر بوابة مصلحة الضرائب الإلكترونية. ومصلحة الضرائب عندها صفحة نماذج رواتب ضمن مخرجات النظام.
فين الغلط: وجود “أرقام مالية” غير “أرقام ضريبية”. وبعدين يناير يتحول لخناقة على المطابقة.
الإثبات: كشوف الرواتب النهائية، إيصالات تقديم استمارة 4، وتقارير التأمينات.
مراجعة شهر بشهر، بدل ما تفتّش في ديسمبر بس
لو عايز تقفيل نظيف، اعمل مراجعة شهر بشهر. أغلب الشركات بتفشل في ده لأنها بتبص على الربع الأخير بس. عشان “مراجعة وتدقيق الرواتب” تبقى عملية منظمة، اعمل جدول فروق بسيط يغطي كل شهور 2025.
الخطوة 1: اعمل ملخص 12 شهر.
لكل شهر، اكتب عدد الموظفين، إجمالي الأجور، الوعاء الضريبي، أساس التأمينات، إجمالي الإضافي، إجمالي المكافآت، وإجمالي الخصومات.
الخطوة 2: علّم الشهور اللي حصل أو هيحصل فيها تغيير.
في 2025 كان فيه تاريخين مهمين.
1 مارس 2025: الحد الأدنى للأجور للقطاع الخاص بقى 7,000 جنيه، ومعاه تفاصيل تانية تم الإعلان عنها.
1 سبتمبر 2025: قانون العمل 14 لسنة 2025 بدأ تطبيقه، ودخلت بنود زي صندوق تمويل التدريب والتأهيل.
الخطوة 3: اختبر الفروق.
دور على قفزات مالهاش تفسير منطقي. إضافي زاد من غير حضور يزيد، بدلات زادت من غير موافقات، وعاء ضريبي نزل من غير تغيير سياسة.
الخطوة 4: مطابقة لكل شهر.
طابق إجمالي كشف الرواتب مع التحويلات البنكية، وطابق إجمالي الضريبة المخصومة مع اللي اتورّد، وطابق أساس التأمينات مع اللي اتبعت في التقارير.
الخطوة 5: اقفل ملف الشهر.
بعد ما تفسّر الفروق وتصلّحها، ثبّت الشهر، وخزّن الكشف النهائي والموافقات والملفات الداعمة في فولدر منفصل لكل شهر. ده بيخلي شغل يناير أسرع لأنك مش بتعيد بناء السجلات والعمليات اللي حصلت وانت بتقدّم التسويات.
مستندات لازم تكون جاهزة قبل ما تدخل يناير
إغلاق الرواتب آخر السنة بيبقى قاسي لما المستندات متبعترة. هدفك ملف إغلاق يجاوب سؤال واحد بسرعة، “ليه الرقم ده كده؟”.
-
مستندات ضريبة المرتبات
KPMG بتذكر الخصم الشهري وتوريد الضريبة خلال أول 15 يوم من الشهر اللي بعده، وكمان بتذكر التسوية السنوية وسداد أي فروق خلال يناير.
وكمان لازم يبقى عندك إثبات إن استمارة 4 موجودة ضمن منظومة مصلحة الضرائب. برايس ووتر هاوس كوبرز (PwC) بتشير لتقديم استمارة 4 وتسويات الرواتب السنوية عبر بوابة مصلحة الضرائب.
-
كشوف الرواتب والموافقات
حضر كشف نهائي لكل شهر، ومعاه سلسلة الموافقات، موافقات تغييرات HR، اعتماد الرواتب، واعتماد المالية.
-
الحضور والإضافي
حط شيتالحضور وموافقات المدير مع ملف حساب الإضافي. نزاعات الإضافي غالبًا سببها غياب الإثبات.
-
الإجازات
رصيد الإجازات، موافقات، والسياسة المكتوبة.
-
السلف والخصومات
طلبات سلف موقعة، ودفتر خصومات واضح.
-
الاحتفاظ بملفات الموظفين
إرنست ويونغ (EY) بتذكر شرط احتفاظ بالمستندات ممتد لخمس سنوات بعد انتهاء خدمة الموظف. ملف التقفيل مش ليناير بس، ده لازم يبقى متوفر لأي مراجعة أو نزاع أو تفتيش.
أخطاء شائعة بتولّع يناير
- نسيان تغييرات سبتمبر 2025، وتنظيم ودفع الرواتب كأن القانون الجديد ماحصلش.
- نسيان مساهمة صندوق التدريب، لأنها بدأت متأخر في السنة.
- تطبيق حدود الأجر التأميني بتاعت 2026 على 2025 بدري.
- أخطاء نسب الساعات الإضافية، أو عدم وجود موافقات وإثباتات.
- عدم عمل مخصص/إثبات لتوزيع الأرباح لو ينطبق، رغم وجود حد أدنى وحد أقصى واضحين في قانون 159.
ميزة الأنظمة الرقمية في تقفيل آخر السنة
الأنظمة الرقمية للرواتب مش رفاهية. هي طريقة تخلي التقفيل يحصل كل سنة من غير تحقيقات.
السيستم الكويس بيعمل حاجات “مملة” بس مهمة:
- سجل تغييرات، لأي تعديل في نسب، حدود، بنود، أو بيانات موظف.
- أثر تدقيق، موافقات واستيرادات وتعديلات، وكل خطوة ليها دليل.
- تقارير مطابقة جاهزة، كشوف شهرية، ملخص إضافي، إجمالي ضريبة مخصومة، وإجمالي أساس تأمينات، في دقائق.
- تقليل الاعتماد على Excel عند شخص واحد، لأن ده مش نظام، ده نقطة فشل واحدة.
ده جوهر تقفيل الرواتب بشكل رقمي. شغل يناير يبقى أقل لأن القصة متسجلة من البداية. ولو عايز تخلي التقفيل أسهل في 2026، دوباي ممكن يبقى طبقة البنية التحتية للرواتب اللي تخلّي لك التقارير جاهزة لما تحتاجها.
التوقيت الصح. إمتى تبدأ تقفل رواتب 2025؟
لو بدأت آخر ديسمبر، انت متأخر. جدول واقعي لإغلاق آخر السنة:
من نص نوفمبر لبداية ديسمبر
ابني جدول الفروق شهر بشهر، وحدد البنود عالية المخاطر، إضافي، مكافآت، تصنيف بدلات، أساس تأمينات، سلف.
نص ديسمبر
اعمل مطابقة مبدئية، وقارن إجمالي السنة لحد دلوقتي باللي منطقي حسب عدد الموظفين وهيكل التعويضات.
آخر ديسمبر
ثبت مدخلات الرواتب، ممنوع “هنصلّح الشهر الجاي”. ديسمبر هو اللي بيقفل السنة.
أول يناير لحد نص يناير
جهّز ملفات التسوية وتقارير السنة. KPMG بتذكر إن أي فروق تسوية ضريبة المرتبات بتتسدد خلال يناير، عشان كده لازم تدخل يناير وأنت منظم.
الهدف العملي، تبدأ نص نوفمبر وتخلص نص يناير.
الخلاصة
تقفيل رواتب 2025 مش مهمة واحدة. ده قائمة مراجعة، ومراجعة شهر بشهر، وملف مستندات يقدر يعيش تحت ضغط يناير.
لو هتعمل حاجة واحدة بس، اعمل دي. بطل تتعامل مع الرواتب على إنها “مدفوعات”. تعامل معاها كبيانات متحكم فيها، بتغذي ضرائب وتأمينات وثقة موظفين.
استخدم قائمة الـ 12 نقطة اللي اتكلمنا عنها فوق عشان تلاحظ المتغيرات اللي بتتفوت عادة. وبعدها اعمل جدول الفروق شهر بشهر عشان تقدر تشرح الأرقام. وفي الآخر، جهّز ملف إغلاق واحد، فيه كشوف، موافقات، حضور، إجازات، سلف، وكل الإثباتات.
ولو عايز ده يبقى قابل للتكرار في 2026، اطلع من حكاية الملفات المتناثرة والإصلاحات اليدوية. دوباي يقدر يساعدك كطبقة بنية تحتية للرواتب، تحافظ على الأثر التدقيقي وتطلع تقارير مطابقة بسرعة.
الأسئلة الشائعة
1) أبدأ أقفل رواتب 2025 في مصر إمتى؟
ابدأ من نص نوفمبر، واستهدف تخلص نص يناير، لأن فروق تسوية ضريبة المرتبات السنوية بتتسوى جوه يناير حسب الإرشادات الشائعة.
2) إيه أكتر متغيرات بتتفوت آخر السنة؟
مساهمة صندوق التدريب والتأهيل من سبتمبر لديسمبر 2025، مراجعة الزيادة السنوية الإلزامية، نسب الإضافي، مخصص توزيع الأرباح، وتطبيق حدود الأجر التأميني للفترة الصح.
3) لازم أدخل المكافآت في تسوية ضريبة المرتبات السنوية؟
في أغلب الحالات، المكافآت بتدخل ضمن الدخل الخاضع للضريبة على مدار السنة. راجع المعالجة الدقيقة والتوقيت مع مستشارك الضريبي، خصوصًا للدفعات اللي بتطلع في آخر ديسمبر وأول يناير.
4) أحسب توزيع الأرباح للموظفين إزاي؟
ابدأ من الأرباح القابلة للتوزيع، وبعدين طبّق طريقة التوزيع المعتمدة عندك. قانون 159 بيذكر إن النصيب لا يقل عن 10% ولا يزيد عن إجمالي الأجور السنوية. راجع تفاصيل شركتك وقراراتها مع مستشارك.
5) إيه اللي اتغيّر في 2025 وبيأثر على الإغلاق؟
الحد الأدنى للأجور بقى 7,000 جنيه اعتبارًا من 1 مارس 2025، وقانون العمل 14 لسنة 2025 بدأ 1 سبتمبر 2025، ودخلت بنود زي صندوق التدريب والزيادة السنوية الإلزامية.
6) محتاج مستشار عشان أقفل رواتب آخر السنة؟
اختبار بسيط: لو عندك مواقع متعددة، بنود متغيرة كتير، معدل دوران موظفين عالي، موظفين أجانب، أو شغل يدوي كتير، غالباً الأحسن انك تلجأ للمراجعة من حد متخصص. لو الرواتب ثابتة ومركزة والنظام موثق، ممكن تقفل داخليًا.
مدوّنة
